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機能とフローのご紹介 › 追加できるアプリ

請求書（承認と支払い）

届いた請求書を承認に回し、支払いまで記録

届いた請求書の PDF や写真を上げると、金額と支払期日を読み取って申請の画面へ。承認者にはログイン不要の確認リンク付きメール。承認されたら未払いの一覧に並び、支払ったら記録します。取引先の台帳つき。

使う人：マネージャースタッフ
お申し込み →機能の一覧へ

できること

読み取って申請

PDF・PNG・JPG・HEIC から金額と期日の当たりを。

メールのリンクで承認

承認者ごとに 1 本・使い切り・7 日有効。

未払いと支払い

期日で絞った未払いの一覧、支払済にすると履歴へ。CSV も。

取引先の台帳

支払方法・口座・W-9。口座番号は暗号化して下 4 桁だけ表示。

流れ

  1. 1スタッフ
    請求書を上げる

    取引先・金額・期日・承認者を確かめて申請。

  2. 2自動で
    承認者にメール

    確認リンク付き。承認待ちの数は左メニューにも。

  3. 3事務所
    承認・却下

    画面でもメールのリンクからでも。

  4. 4事務所
    支払って記録

    未払いの一覧から支払い、「支払済にする」。

画面で見る

管理画面（事務所）

請求書の一覧。上に承認待ち・未払いの数、下に一覧

画面の見かた

  1. 管理画面の「アプリ → 請求書」で開きます。上のボタンが画面の切り替えです：請求書（一覧）／新しい請求書／承認／取引先／レポート／設定。
  2. 一覧は承認待ち → 承認済み → 却下 の順に並びます。支払済みは一覧に出ません（「支払い＝支払済み」で絞るか、レポート → 履歴）。
  3. 番号（#）をクリックすると 1 件の画面が開き、内容の修正・承認・支払済の操作ができます。
  4. だれが何をできるか：スタッフは申請と取引先の登録（口座まわりは見えません）。マネージャーは承認・支払・レポート・メールの文面。オーナーはすべて（全データの初期化も）。
取引先の登録。口座や Web の情報はマネージャー以上だけに出ます

取引先を登録する

  1. 「取引先 → 取引先を追加」で名前だけでも登録できます（請求書の画面からその場で足すこともできます）。
  2. 住所・担当者・支払方法（銀行振込／小切手／Zelle／Web／その他）・口座・W-9 はあとから追加できます。
  3. 口座番号・Routing・Web のパスワードは暗号化して保存され、一覧には下4桁だけ出ます。CSV 出力にも入りません。
  4. まとめて入れるときは「CSV で取り込む」。テンプレートを落として同じ列で作り、確認画面で追加・重複を見てから取り込みます。
1 件の画面。左に内容、右にファイルと経過

請求書を上げて申請する

  1. 「新しい請求書」で PDF か写真（PNG / JPG / HEIC）を上げます。金額と支払期日の当たりを読み取って、次の画面に出します。
  2. 取引先（無ければ新しい名前を入力）、金額、支払期日、内容、承認者（マネージャー以上・複数可）、申し送りを入れます。
  3. 「申請する」で承認待ちになり、承認者にメールが届きます（ログイン不要の確認リンク付き・7日有効）。途中でやめるときは「下書きのまま保存」。
  4. 申請したあとも、支払済みになるまでは内容とファイルを直せます（自分の申請、またはマネージャー以上）。
承認の画面。自分宛にはオレンジの線

承認する・却下する

  1. 「承認」タブに承認待ちが並びます。自分宛のものは上に来て、オレンジの線が付きます。「自分宛だけ」で絞れます。
  2. 「請求書を見る」でファイルを確かめ、メモ（却下のときは理由）を書いて 承認／却下 を押します。申請者にメールが届きます。
  3. 承認者以外は押せません。オーナーは誰宛でも代わりに承認できます。間違えたときは下の「処理済み」から ↩ で承認待ちに戻せます（通知はしません）。
  4. メールのリンクからも承認できます（下の「メールのリンク」）。「リマインダーを送る」で、承認待ちを抱えている人全員にまとめて知らせます。
メールのリンクを開いたところ（スマホ）。ログインは要りません

メールのリンクで承認する

  1. 申請メールの「内容を確認して承認／却下する」のリンクを開くと、その請求書だけが見える画面になります。ログインは要りません。
  2. ファイルを確かめて「承認する」か、理由を書いて「却下する」。押すまでは何も変わりません（メールソフトが勝手に開いても安全です）。
  3. リンクは承認者ごとに 1 本・使い切り・7 日で切れます。切れたときはリマインダーを送ってもらってください。
レポート → 未払い。支払期日の順に並ぶ支払リスト

支払う・レポート

  1. 「レポート → 未払い」が、承認済みで未払いの一覧です。「この日までに支払期日が来るもの」で絞り、経理はここを見て支払います。CSV も出せます。
  2. 支払ったら、その請求書の画面で「支払済にする」。支払日が記録され、一覧から消えて履歴に移ります。間違えたら「未払いに戻す」。
  3. 「レポート → 履歴」では期間・承認・支払いの状態で絞り込み、CSV に出せます（会計ソフトへの取り込み用）。
請求書の設定。メールの停止と文面

設定：メール

  1. 「メールを止める」で、申請・承認・却下・リマインダーのメールをこの会社だけ止められます（試している間や、取り込んだ直後）。
  2. 会社全体の「メールの送り先（安全装置）」（設定 → メール送信）も別にかかります。「お試し」のままだと管理者と許可リスト以外には届きません。
  3. メールの文面は日本語と英語を別々に直せます。画面の言語のぶんが出るので、もう一方は「English を編集」「日本語を編集」で切り替えます。宛先の人の言語（名簿の設定）で送り分けます。
  4. 危険ゾーン（オーナーだけ）：請求書・取引先・文面・ファイルをすべて消します。DELETE と入力して実行。戻せません。

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